企业微信如何防止员工转发泄露重要文件？如何防止员工对外分享文件？

小芝麻 • August 15, 2024 4:47 pm • 企业微信

企业微信如何防止员工转发泄露重要文件？如何防止员工对外分享文件？防止重要文件泄露是许多企业和组织的一项关键任务，因为文件泄露可能会导致严重的后果，包括经济损失、法律纠纷、声誉损害等。点此进入芝麻小客服官网

例如，高科技公司，常常拥有专有的技术秘密和专利，这些信息一旦泄露，可能会导致竞争对手复制其技术或产品，造成巨大的经济损失。

银行、保险公司等金融企业处理大量客户的财务信息，包括个人身份信息、账户详情等，这些信息一旦泄露，不仅会损害客户的利益，还会导致企业面临法律诉讼。

有哪些措施可以帮助企业有效地降低文件泄露的风险呢？这就需要企业微信的「高级安全功能」！

一、防止文件被转发分享
产品配方、未披露的材料、专利文件、财务报表、薪酬结构都是高保密文件。

如果员工不小心把重要文件发错人，可能会被他人偷偷转发、复制。

针对此场景，可以设置：

1.指定员工可查看文档
对文档一键开启「成员加入确认」——任何人想要查看这份文档，都要向文档的创建者申请，无关的人就算收到文档，也打不开。

还可以给不同员工设置不同权限，比如张三只能申请查看，不能复制；李四可查看、可编辑、可复制等。
2.限制对外分享
在「文件防泄漏-文件对外分享限制」中，启用「禁止向企业外分享文件」，员工在聊天中直接发送的本地文件/图片，将无法被分享到企业外。

企业微信如何防止员工转发泄露重要文件？如何防止员工对外分享文件？

3.限制文件下载/导出

启用「文件防泄漏-文件下载/导出限制」，只允许文件下载至可信设备中，或者完全禁止文件被下载，以免文件被下载导致信息被进一步传播。

4.查看文件操作记录

企业能够了解成员发了什么文件，有谁查看、转发、下载了这些文件，从而判断是否有敏感文件被流通和下载，并获取相关涉事人员。

二、防止文件被截屏录屏
企业微信中的聊天内容、通讯录组织架构、往来邮件、工作台等，都可能涉及敏感内容经截图传播，很容易在网络发酵，给企业带来不利影响。

企业可限制员工截图、录屏行为（目前只支持移动端），设置「明暗水印」。

企业微信如何防止员工转发泄露重要文件？如何防止员工对外分享文件？

「明水印」在成员聊天时、查看文件时，都直接显示水印；管理员还能自定义水印上显示哪些信息。一旦出现聊天截图被外传的情况，方便快速溯源。

如果担心水印密集，影响阅读，可以开启「暗水印」，也就是一种肉眼看不见的水印。它不会在聊天里、文件上显示，不影响界面的整洁美观，但只要发现有涉及机密的截图被外传，管理员就可以在后台上传外泄的图片，解析出是谁、在什么时间泄密的。

企业微信如何防止员工转发泄露重要文件？如何防止员工对外分享文件？

三、限制账号登录设备
对于掌握企业核心技术、财务数据的成员，如果他们在不安全的电脑登录企业微信，那么企业微信中的机密文件、消息等内容，很有可能被有心之人窃取。

企业微信高级安全功能，可以限制员工在指定信任设备登录、指定IP网络登录、指定企业账号登录、登录二次验证，防止员工企微账号被破解，导致账号丢失。

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