别踩企微存档“坑”!芝麻微客基础配置4步走,敏感词,存储问题一次说清

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别踩企微存档“坑”!芝麻微客基础配置4步走,敏感词,存储问题一次说清

在企业运营过程中,高效管理和留存员工与客户间的沟通记录至关重要,芝麻微客会话存档功能便成为众多企业的得力助手。

它不仅能实时留存各类聊天信息,还能通过多样化的筛选维度方便企业随时查阅,甚至能自定义敏感词进行即时提醒。

接下来,为你详细介绍芝麻微客会话存档的基础配置,并避开常见问题的 “坑”。

别踩企微存档“坑”!芝麻微客基础配置4步走,敏感词,存储问题一次说清
1.会话存档后台配置
1. 可信 IP 地址:进入芝麻微客配置后台,复制其中的可信 IP 地址。然后回到企业微信后台的会话存档管理页面,将复制的可信 IP 地址添加进去。这一步是确保双方数据传输安全与稳定的重要环节。

2. 消息加密公钥:在芝麻微客后台点击获取公钥,将获取到的公钥复制,粘贴到企业微信后台的【消息加密公钥】位置。公钥用于保障消息在传输过程中的加密性,防止信息被窃取或篡改。

3. 会话存档 Secret:在企业微信后台管理工具 —— 会话存档中查看获取会话存档 Secret,点击发送后,Secret 会发送到企业微信端,及时将其复制粘贴输入到芝麻微客后台接入会话存档中。Secret 是验证双方身份和数据合法性的重要凭证。

4. 公钥版本号:查看企业微信后台会话存档中消息加密公钥版本号,将该版本号输入到芝麻微客后台的公钥版本号中,点击确认开启,至此芝麻微客后台配置基本完成。

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2.常见问题避坑指南
1. 数据存储位置:

芝麻微客支持 saas 版本和本地部署两种方式开通会话存档。对于 saas 版,聊天记录部署在服务商的服务器中,小型公司选择此版本部署周期短可快速上线使用,且数据安全可靠。

而本地部署版本则将聊天记录存储在公司自己的服务器中,对于重视数据安全的企业,尤其是金融、医疗等对数据保密性要求极高的行业,本地部署更能确保数据安全性和稳定性,后期还可根据公司实际需求二次定制开发。

2. 员工与客户告知:

企业在开启会话存档功能前,务必向员工和客户明确告知,尊重其知情权。可通过内部通知、员工培训等方式让员工了解该功能的用途和使用规范;

对于客户,可在服务协议、隐私政策等文件中清晰说明会对聊天记录进行存档,避免因未提前告知引发不必要的纠纷。

3. 敏感词设置不合理:

在设置员工、客户敏感词时,避免设置过于宽泛或模糊的词汇,否则容易出现误判,频繁触发提醒,干扰正常工作。例如,若将 “价格” 设为敏感词,可能导致正常的价格沟通也被频繁提醒。

应根据企业实际业务需求,精准设置可能涉及商业机密、违规操作、不当言论等风险信息的敏感词。

4. 聊天记录查询不顺畅:

若在查询聊天记录时出现卡顿或无法按预期筛选的情况,首先检查是否正确输入筛选条件,如客户昵称、员工昵称、群聊名称、聊天日期、会话关键词等。确保关键词准确无误,日期格式符合系统要求。

若问题依旧存在,可能是数据量过大导致系统响应缓慢,可尝试分时间段、分群组进行查询,提高查询效率。

5. 超时未回复提醒异常:

设置超时未回复提醒时,要合理设置时间间隔和过滤关键词。比如设置时间为 3 分钟,若客服超过 3 分钟未回复客户,主管或质检员工会收到提醒消息。同时,为防止正常沟通被误判,可设置过滤关键词;

像 “谢谢”“好的” 之类,当客户发送这些关键词,员工不回复消息,不算作未回复。若发现提醒未正常发送,检查提醒功能是否开启,以及接收提醒的人员设置是否正确。

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